Una factura impagada no demuestra por sí sola toda la deuda. La reclamación debe explicar qué se contrató, qué se entregó o prestó, cuándo venció el pago y qué importe sigue pendiente. Ordenar esa prueba permite decidir si conviene negociar, acudir a un proceso monitorio o formular una demanda declarativa.
Cuándo se aplica la Ley de morosidad
La Ley 3/2004 se aplica a pagos que remuneran operaciones comerciales entre empresas y a determinadas operaciones con la Administración. No se aplica a las relaciones con consumidores, a los intereses relacionados con otros pagos ni a deudas sometidas a procedimientos concursales en los términos de su artículo 3.
Si el contrato no fija plazo, el artículo 4 establece, con carácter general, treinta días naturales desde la recepción de bienes o prestación de servicios. El plazo pactado no puede superar sesenta días naturales. Deben revisarse también los procedimientos de aceptación o comprobación, porque la ley limita su duración y evita que la fecha de factura se utilice para ampliar el pago de manera indefinida.
Qué documentos sostienen la deuda
La documentación útil depende de la operación, pero suele incluir:
- contrato, presupuesto o pedido aceptado;
- correos y mensajes sobre precio, alcance y cambios;
- albaranes, partes de trabajo o actas de entrega;
- factura y acreditación de su envío;
- aceptación, uso o aprovechamiento de lo entregado;
- pagos parciales y conciliación contable;
- incidencias, quejas y respuesta dada;
- identidad correcta de acreedor y deudor.
Cuando no existe un contrato firmado, la relación puede acreditarse por otros medios. La clave es que los documentos formen una secuencia coherente. También hay que afrontar las objeciones reales: defectos, retrasos, extras no aceptados, compensaciones o una posible contratación con otra sociedad del grupo.
Intereses de demora y costes de cobro
La mora en una operación comprendida en la Ley 3/2004 se produce automáticamente cuando se incumple el plazo, siempre que el acreedor haya cumplido sus obligaciones y no haya recibido a tiempo la cantidad, conforme a los artículos 5 y 6.
Si no se pactó un interés válido, el artículo 7 fija el tipo legal en el aplicado por el Banco Central Europeo a su operación principal de financiación más reciente, más ocho puntos porcentuales. El tipo aplicable se publica semestralmente; no debe calcularse con un porcentaje histórico sin comprobar el semestre correspondiente.
El artículo 8 reconoce una cantidad fija de 40 euros cuando existe mora y permite reclamar, por encima de ella, costes de cobro acreditados que la superen. No procede la indemnización si el deudor demuestra que no es responsable del retraso. Por eso conviene separar el principal, los intereses y cada coste reclamado.
Requerimiento y negociación previa
Aunque la mora pueda ser automática, el requerimiento sigue siendo útil para precisar la deuda, fijar una posición y acreditar el intento de solución. Debe identificar facturas, vencimientos, pagos parciales, intereses si se reclaman y un canal de respuesta. Es preferible un medio que permita probar contenido, envío y recepción o intento de entrega.
La Ley Orgánica 1/2025 exige con carácter general un intento previo de negociación para acudir a la jurisdicción civil, salvo las excepciones legales. La negociación debe referirse al mismo objeto que después se reclame y su intento debe poder acreditarse. La exclusión expresa del artículo 5 afecta al requerimiento europeo de pago; no debe extenderse sin más al monitorio nacional.
Una propuesta de pago aplazado debería definir importe, fechas, consecuencias del incumplimiento y, si procede, garantía. Si se reconoce la deuda o se alcanza un acuerdo, conviene documentar con precisión quién se obliga y qué ocurre con los intereses y las acciones existentes.
Proceso monitorio
El proceso monitorio puede utilizarse para reclamar deudas dinerarias de cualquier importe que sean líquidas, determinadas, vencidas y exigibles y que se acrediten mediante los documentos del artículo 812 de la Ley de Enjuiciamiento Civil. La norma admite documentos firmados por el deudor y también facturas, albaranes, certificaciones u otros documentos habitualmente utilizados en la relación.
La petición inicial debe expresar identidad y domicilios de las partes, origen y cuantía de la deuda y acompañar la documentación. Para presentarla no es obligatorio actuar con abogado y procurador, según el artículo 814, aunque su intervención puede ser necesaria después según la cuantía y el curso del asunto.
Admitida la petición, el deudor dispone de veinte días para pagar o formular oposición fundada, conforme al artículo 815. Si no actúa, puede abrirse la ejecución. Si se opone, la controversia continúa por el cauce declarativo que corresponda. La oposición no significa que la deuda desaparezca; obliga a discutir los hechos y la prueba.
La competencia corresponde, con carácter general, al juzgado del domicilio o residencia del deudor. Si no puede localizarse allí y se averigua que está en otro partido judicial, el monitorio puede terminar para que el acreedor lo plantee ante el órgano competente. Confirmar domicilio y sociedad deudora antes de iniciar evita incidencias.
Cobro y solvencia
Obtener una resolución favorable no garantiza que existan bienes suficientes. Antes de elegir la vía conviene valorar, con información lícita, si la empresa sigue activa, si está en concurso o en negociación preconcursal y si hay garantías. Si existe un procedimiento concursal, las reglas de comunicación y cobro del crédito cambian y la reclamación individual puede quedar limitada.
También debe controlarse la prescripción. El plazo depende de la naturaleza de la acción, de la fecha de exigibilidad y de los actos que puedan interrumpirla. No es prudente asumir que cualquier correo o factura reinicia el plazo sin comprobar su contenido y eficacia.
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Consultar este asuntoPreguntas frecuentes
¿Basta con aportar una factura?
La factura puede ser un documento relevante, pero una oposición puede obligar a probar contrato y cumplimiento. Es mejor acompañarla de pedido, entrega, comunicaciones y pagos parciales.
¿Hay que requerir antes si la mora es automática?
El interés puede devengarse sin requerimiento cuando se cumplen los requisitos de la Ley 3/2004. Aun así, el requerimiento ordena la deuda y puede servir para cumplir y acreditar la negociación previa exigible.
¿El monitorio tiene límite de cuantía?
No. La LEC permite reclamar por monitorio una deuda de cualquier importe si reúne los requisitos y cuenta con soporte documental suficiente.
¿Los 40 euros sustituyen todos los gastos de cobro?
No. Son una cantidad fija. Pueden reclamarse costes acreditados que la superen, descontando esa cantidad y siempre que sean procedentes.